Yapılacaklar Listesi(To-do-list) Nasıl Hazırlanır?

Zaman yönetimi denildiğinde aklımıza gelen ilk şey sayfalar dolusu uzayan yapılacaklar listesi olur. Bir çok kişi yapılacak işleri takip etmek için bu listeleri hazırlar. Ancak plansız ve ya düzensiz hazırlanan listeler genellikle kişileri çıkmaza sürükleyebilir. Bu nedenle yapılacaklar listesini hazırlarken bilinçli hareket edilmesi gerekir.


Teknolojinin gelişmesiyle birlikte, bu listeleri düzenlemek için çeşitli uygulamalar olsa da, en basit haliyle, Microsoft Excel başlangıç için uygun bir çözüm olabilir. Bu yazımızda sizler için verimliliği arttırmanın yanı sıra, görsel anlamda bu listeleri düzenlemenin yöntemlerinden bahsedeceğiz.


Yapılacaklar Listesinin Oluşturulması

Takip edilmesi gereken işler arttıkça, bunları düzenlemek zor olabilir. Düzenli bir yapılacaklar listesi oluştururken, en basit haliyle bir öncelik sırası belirlenir, yapılacaklar önem derecesine göre gruplandırılır ve görevler tamamlandıkça bunlar işaretlenir. Bu yapılması gereken işleri takip etmenin en geleneksel yöntemidir.


Günümüzde hala pek çok kişi görevlerini takip etmek için bu yöntemi kullanır. Bu geleneksel yöntem geçmiş zamanlarda etkili olsada, günümüzde özellikle yoğun ekiplerde pek çok şeyin gözden kaçmasına ve ya işlerin aksamasına sebebiyet verebilir. Örneğin listeye yanlış bir şey yazdığınızda veya yapılması gereken yeni görevler eklendiğinde her seferinde mevcut listenin tekrardan hazırlanması gerekir. Bu ekstra bir vakit kaybı olduğu gibi listeyi oluşturan kişi haricinde paylaşılamaz olması ekip içi iletişimsizlik sorununa da yol açar.



Excel'de bir yapılacaklar listesi nasıl oluşturulur?

Excel'in Filtre özelliğini kullanarak bir yapılacaklar listesi oluşturmak oldukça basittir.


Adım 1: Excel'i açın ve sütun başlıkları ekleyin

Yeni bir Excel tablosu açın ve sütun başlıkları girin.


Kullandığımız örnekte şu sütunlar bulunuyor:

  • Görev adı

  • Durum

  • Son teslim tarihi

  • Not

Bu sütunlara ihtiyacınıza göre bütçe, sorumlu, kaynak vb. gibi ek sütunlar ekleyebilirsiniz.


Adım 2: Görev ayrıntılarını doldurun.

Her görevin bir durumu ve bir tarihi vardır. Görev adı sütunun altına görevlerinizi, her göreve ait durumu ve tarihi ekleyin.


Bu örnek için görev listesi ve durumları aşağıdaki gibidir:

  • Aylık rapor — devam ediyor

  • Mekan rezervasyonunu onaylayın - beklemede

  • Etkinlik katılımcısına teşekkür notu gönderin - tamamlandı

  • Mali rapor — tamamlandı

Filtrenin uygulanabilmesi için görevleri ve durum sütunlarını doldurmanız gerektiğini unutmayın. Diğer alanlar daha sonraki bir aşamada doldurulabilir.


Adım 3: Listenize bir filtre uygulayın.

Listenize bir filtre eklemek için, başlıklardan birine tıklayın ve Görev Çubuğunun sağ üst köşesindeki Sırala ve Filtrele simgesinin altındaki Filtre'yi seçin.


Dosyayı kaydettiğinizde, Excel bunu hatırlayacak ve dosyayı bir sonraki açışınızda da filtre orada olacaktır.

Adım 4: filtreyi kullanarak görevlerinizi sıralayın.