• Çınar Çifter

İş akışı nedir ve üretkenliği nasıl artırabilir?

Araba kullanırken, şeritler veya sokak lambaları önemli ihtiyaçlardır. Onlar olmadan güvenli bir şekilde sürmek neredeyse imkansız olurdu. Boyalı asfalt yollar tüm trafik sorunlarını çözmese de, sürüşü kesinlikle daha hızlı ve daha güvenli hale getirir.


Bir iş akışının işlevi benzerdir - zamandan tasarruf sağlar ve bir süreci baştan sona taşır.


Bu makalede, iş akışlarını, neden önemli olduklarını ve bunları şirketinizde nasıl optimize edeceğinizi inceleyeceğiz.


İş akışı nedir ve neden önemlidir?

İş akışı, belirli bir hedefe ulaşmak için tamamladığınız standartlaştırılmış bir görev dizisidir.


Çoğu şirket, müşteriler ile iletişimlerinde belli bir iş akışına sahiptir. Bu iş akışı şu şekilde olabilir:

  • Otomatik bir e-posta, müşteriyi bir kampanyadan haberdar eder.

  • Müşteri daha fazla bilgi almak için şirketle iletişime geçer.

  • Bir temsilci müşteriyle konuşma başlatır ve talebi belirler.

  • Müşteri ilgili departmana aktarılır.

  • İşlem tamamlandıktan sonra müşteri hizmetleri, müşteriye deneyimleri hakkında memnuniyet seviyelerini sorar.

  • Belli bir süre sonra, müşteriye ürün memnuniyeti hakkında anket gönderilir.

Bir iş akışı analizini tamamlamak, birden çok departmanı, çalışanı ve aracı içerebilir. Her şey istenen sonuca bağlıdır. Yeni bir iş akışı oluştururken, her zaman sizin veya müşterilerinizin ihtiyaçlarına uyacak şekilde nasıl özelleştirebileceğinizi düşünün.


İş akışı şeması nedir?

Bir iş akışı şeması, iş akışının nasıl ilerlediğine dair basit bir görsel temsildir. Bunu sanal uygulamalarla veya direkt kağıt üzerine çizerek yapabilirsiniz.


Bu diyagram, bir blog yazısı gibi yeni web içeriğini onaylamak için bir iş akışını temsil eder. Bu diyagramda iş akışının görselleştirilmesi, aşamaların ve koşullu adımların vurgulanmasına yardımcı olur.


Genellikle sürecin iş akışını göstermek, hangi adımların gerekli olmayabileceğini veya verimliliğin nasıl artırılacağını netleştirmeye yardımcı olabilir.


İş akışının 3 temel bileşeni nelerdir?

Bir iş akışının üç ana bileşeni kaynak, süreç ve sonuçtur.

  • Kaynak: hedefe ulaşmak için gerekli personel, malzeme, ekipman ve diğer kaynaklar.

  • Süreç: girdiyi istenen çıktıya dönüştürmek için gereken önceden tanımlanmış kurallar, talimatlar ve adımlar.

  • Sonuç: İster fiziksel bir ürün, ister hizmet veya hatta eğitimli bir çalışan olsun, çıktılar.

Net bir genel bakışla, süreçleri optimize etmeye başlayabilir ve iş akışı içindeki görevleri standartlaştırma ve otomatikleştirme hakkında kararlar verebilirsiniz.


Standartlaştırılmış bir iş akışının en önemli 7 avantajı

Proje yöneticileri ve yöneticileri, iş süreci yönetimini veya iş akışlarını standartlaştırma ihtiyacından sıklıkla bahseder. Basitçe ifade etmek gerekirse, daha fazla tutarlılıkla, iş süreçleri ve sonuçları arasında uzun ömürlülüğü sağlamak o kadar kolay olur. Standartlaştırılmış bir iş akışı ayrıca riski azaltmanıza ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olur.


1. Üretkenliği artırır

Bir iş akışını standart hale getirmek, bir süreç boyunca çalışanların aksi takdirde karar vermesi gereken birçok noktayı ortadan kaldırmanız anlamına gelir. İlgili herkes ne yapacağını ve ne zaman yapacağını bilir.


Bu, bir kişinin protokolden uzaklaşma veya yanlış karar verme olasılığını azaltır ve bu da gecikmelere neden olabilir.

Ayrıca işletmelerin %74'ü için manuel çalışmayı azaltır.


Proje yönetimi platformları ve diğer iş akışı araçları, standartlaştırılmış iş akışlarını kolayca oluşturmanıza ve tüm ilgili kişilerle paylaşmanıza olanak tanır. Bu, soruları yanıtlamaya ve işlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine yardımcı olur.


2. Mikro yönetimi azaltarak zaman kazandırır

Çalışanlar standartlaştırılmış bir iş akışına alıştıktan sonra, kendilerini yönetmeye başlayabilirler. Her ekip üyesi rollerine alıştıkça, daha fazla sorumluluk almaya ve daha iyi sonuçlar üretmeye başlayacaktır.


Doğru platform, yönetim görevlerini veya onay iş akışlarını otomatikleştirmenizi sağlayabilir. Bu, görevleri tamamlamak için hatırlatıcılar göndermeyi, durum güncellemelerini sağlamayı ve gerçek zamanlı olarak onay almayı içerir.


Bu, orta ve üst düzey yöneticilerinizin kararlara odaklanmak için çok daha fazla zamana sahip olacağı anlamına gelir. Günlük süreç yerine yeni ürünlere veya kampanyalara odaklanabilirler.


3. Tutarlı sonuçlar için süreçleri standartlaştırır

İş akışı yönetiminin asıl amacı tutarlı sonuçlar üretmektir. Montaj hatları da buna benzer bir amaca sahiptir. 100 yılı aşkın bir süre içinde işletmeler, ürün tedarikken veya hizmet sunarken tutarlılığın önemini anladılar.


Standartlaştırılmış bir iş akışıyla, her seferinde neredeyse tutarlı bir şekilde aynı sonucu sunabilirsiniz.


4. Daha organize bir iş akışıyla işe alım ve benimseme oranlarını yükseltir

Yeni çalışan alımları, işinizin ayrılmaz bir parçasıdır. Ancak uzun eğitim süreleri hem işe başlama sürelerini uzatır hem de sizin iş yükünüzü artırır.


İş akışlarını standartlaştırmak için yönetim araçlarını kullanarak, alışma sürelerini büyük ölçüde hızlandırabilir ve iş yapmaya başlamaları için onları güçlendirebilirsiniz. Ayrıca, organize bir işe alım iş akışıyla, yeni çalışanları eğitmenin en önemli 4 zorluğundan 2'sini çözebilirsiniz.



Şirketlerin neredeyse yarısı (%47) tutarsız işe alımlarla konusunda sıkıntı yaşıyor. Diğer %36'sı, "teknoloji eksikliği" nedeniyle organize olmayan süreçlere sahip.


Başlıca zorluklardan biri olan yöneticilerin ağır iş yükü de zayıf iş akışlarının bir işaretidir.


5. Değişkenleri daha iyi kontrol ederek proje risklerini azaltır

Standartlaştırılmış iş akışları oluşturmak, yapı ve netlik sağlayarak ekibinizin risk, hata ve gecikme oranlarını azaltmasına yardımcı olacaktır.


Çalışanlar, yerine getirilmesi gereken görevleri nasıl tamamlamaları gerektiği ve standartları nasıl karşılayabilecekleri hakkında net bir anlayışa sahip olacaklardır.


6. Yeni bir şirket kültürü oluşturmanızı sağlar

Şirketinizde kalıcı bir değişim yaratmak istiyorsanız, özerkliği ve hesap verebilirliği destekleyen iş akışları ve beklentiler yaratmalısınız.


Çalışanların görevleri, başarılı olmalarına ve kendilerini geliştirmelerine yardımcı olacak şekilde tasarlandığında, bu temel özellikler şirket kültürünüzde yerleşik hale gelecektir.


Yazar Will Durant'ın da söylediği gibi, ""Biz defalarca yaptığımız şeyizdir. O halde mükemmellik bir eylem değil, bir alışkanlıktır."


Dolayısıyla, günlük veya haftalık eylemlerin tekrar eden bir modeli, kültürünüz için temel bir yapı taşıdır.


7. Şeffaflık ve denetleme yolu sağlar

Her adımın belgelendiği açıkça tanımlanmış bir iş akışı ile gecikmeleri veya hataları kolayca belirleyebilir ve performansı takip edebilirsiniz. Görevli belirtmeden görevler atarsanız, üst yönetimin bireysel performansı takip etmesi zorlaşır.


Neden bir iş akışı yönetim platformuna ihtiyacınız var?

İş akışı yönetimi yazılımı olmadan yöneticiler, çalışanlara süreç rehberliği yaparken çok zaman kaybederler. Bir çalışan sonraki adımlar hakkında her sorduğunda, az da olsa zaman kaybı olduğu anlamına gelir.


İş akışı yönetimi platformları, ekibinizin her türlü iş sürecini kolaylıkla ve özerklikle tamamlamasını sağlar. monday.com, önde gelen iş akışı yönetimi yazılımlarından biridir ve bunun birçok iyi nedeni var:


1. Verileri tek bir gösterge panosunda merkezileştirin

Entegrasyonlar, sadece bir süreçteki küçük veri girişi görevlerinden kurtulmak için yararlı değildir. Aynı zamanda verileri merkezileştirmek ve yöneticilerinize performansa ilişkin daha iyi bir genel bakış sağlamak için de kullanabilirsiniz.


Örneğin,monday.com gibi bir aracı doğrudan CRM'nize ve pazarlama platformlarınıza bağlayabilirsiniz. Bu şekilde, satış ve diğer performans verilerini içe aktarabilirsiniz.

Aynı gösterge panosunda, çalışanlar tarafından ele alınan müşteri adayı sayısını da görüntüleyebilirsiniz.


2. Son tarihleri ​​ve bildirimleri ayarlayın

monday.com, bitiş tarihlerini, bildirimleri ve hatırlatıcıları ayarlamayı ve durumu güncellemeyi kolaylaştırarak ekiplerin programa bağlı kalmasına yardımcı olur. Yerinde bir yapı ile iş akışlarınızın verimliliğini önemli ölçüde artırabilirsiniz.


monday.com gösterge tablolarına ekleyebileceğiniz iş akışı yönetimi ayarlarından bazıları şunlardır:

  • Görev sahipleri

  • Görev açıklamaları

  • Bitiş tarihleri

  • Bildirimler

  • Kilometre taşları

  • İş akışı eylem durumu (devam ediyor, tamamlandı, vb.)

  • Zaman takibi

  • Göreve bağlı zaman çizelgesi

monday.com, ekiplerin normalde çok zaman alan ve iş akışlarını yavaşlatan birçok işlemi otomatikleştirmesine olanak sağladığı için daha fazla verimlilik sağlar. İş akışınızı dinamik ve eyleme geçirilebilir bir sürece dönüştürmenize olanak tanır. Belirli bir proje bittikten sonra, otomasyon dahil iş akışı şablonunuzu kaydedebilir ve gelecekte tekrar kullanabilirsiniz.


3. Gereksiz manuel görevleri ortadan kaldırın

Yönetim sürecinin büyük bir bölümünü otomatikleştirerek, diğer manuel görevleri de azaltabilirsiniz. Örneğin şunları yapabilirsiniz:

  • Platformlar arasında görev kartı bilgilerini güncellemek için entegrasyonları kullanın

  • Diğer departmanları hata raporlarından haberdar edin

  • Görevinizi tamamladığınızda iş arkadaşlarınıza bildirin

Bunlar, iş akışı yönetim sistemine bırakabileceğiniz manuel görevlerin yalnızca birkaçıdır.


4. Yinelenen işleri önlemek için ekip netliğini iyileştirin

Büyük kuruluşlarda, yinelenen işler, yanlış yönetilirse büyük bir zarar sebebi haline gelebilir. Aynı ekipteki iki üye bilmeden aynı konu üzerinde çalışıyor olabilir.


Bir organizasyon içindeki birden fazla ekip, farkına varmadan aynı iş hedefi göz önünde bulundurularak projeler başlatabilir. Açık görev yönetimi ve departmanlar arası şeffaflık, düşük seviyeli mükerrer işleri ortadan kaldırır.


5. Ekipler ve departmanlar arasında işleri kolayca koordine edin

Artan şeffaflık, sadece yineleme olasılığını azaltmaz. Aynı zamanda ekipler arasında koordinasyonu çok daha kolay hale getirir.


Üst düzey hedefleri ve yol haritalarını paylaşarak, projeleri birbirini desteklemek ve inşa etmek için koordine edebilirsiniz. Ayrıca monday.com ile ekipler arasında belirli görevleri kolayca planlayabilir ve atayabilirsiniz.


İş akışı otomasyonunun ve entegrasyonların gücü

Uzmanlar, gereksiz görevleri otomatikleştirmenin (yalnızca Amerikan şirketler için) değerinin 15 trilyon dolar kadar yüksek olabileceğini tahmin ediyor.


Tüm süreçlerin% 27'sine kadar otomatikleştirmeye başlayın. Her gün kaç tane küçük ölçekli idari görev yaptığınızı bir düşünün. Tüm işlerin %27'ye kadarı günümüz teknolojisiyle otomatikleştirilebilir.


Günümüz yazılımlarının çoğu, bir e-postadaki metni kopyalama ve CRM'nize ekleme gibi görevleri yerine getirebilir. Ve otomatikleştirilebilir görevler, basit "metin kopyalayıp yapıştırmanın" çok ötesine geçer. Her temel iş sürecinin büyük bir bölümünü otomatikleştirebilirsiniz. Otomasyon, ödeme almaktan ve müşterileri işe almaktan üretim ve personel işe almaya kadar, işletmenizi bir sonraki adıma taşıyabilir.


Sistem entegrasyonu ile manuel veri girişini en aza indirin

Çeşitli sistemlerden manuel olarak veri girişi yapmak zaman kaybettirir ve hataya açıktır. Bunun yerine, doğru verileri otomatik olarak raporlama sisteminize giren otomatik iş akışları oluşturabilirsiniz.


Örneğin monday.com, hayatınızı kolaylaştırmak için düzinelerce iş akışı ve veri aracıyla entegre olur:


Yeni bir sipariş verilip onaylandığı anda, sipariş için otomatik olarak bir iş akışı adımı oluşturabilirsiniz.


İş akışlarınızı optimize etmek için 6 ipucu

İş akışlarını belgelemeye ve kurmaya başlamak ilk başta zor olabilir. Neyse ki, herhangi bir şirketin yinelenen iş süreçlerini standartlaştırmasına ve daha etkili hale getirmesine yardımcı olacak pek çok ipucumuz var


1. Sadece görev değil, sorumluluk da atayın

Çalışanlarınıza belirli bir düzeyde özerklik vermezseniz, yöneticiler yine mikro yönetim yapmaya zorlanacaktır. Bu nedenle, yalnızca görevleri değil, sahiplik ve sorumluluğu da devretmeniz gerekir. Çalışanlar, kendilerine verilen görevin her yönünü kendileri yönetmelidir.


2. Mümkün olduğunca fazla adımları ortadan kaldırmak için otomatikleştirin

Mümkün olan her yerde, otomasyonları devreye sokun. Örneğin, sitenizde bir e-posta toplama sisteminiz varsa, gelen kutusunu manuel olarak kontrol etmenize gerek yok. Bunun yerine, gelen e-postalara göre otomatik olarak yeni görev kartları oluşturan bir otomasyon kurabilirsiniz.


Bu adımların otomatikleştirilmesi, hem zaman kaybını azaltır hem de hiçbir şeyin gözden kaçmamasını garantiler.


3. İlgili herkes için tüm iletişimi erişilebilir tutun

Projeler ve iş akışlarıyla ilgili iletişimi merkezileştirmek, zaman geçtikçe herkesi aynı sayfada tutmak için çok önemlidir.


Bir görev hakkındaki konuşmalar herkes tarafından kolayca erişilebilir olmalıdır. Bu şekilde, kayıt tutabilirsiniz ve daha sonra zarara sebep olabilecek kritik ayrıntılar asla gözden kaçmaz.


4. Net performans beklentileri belirleyin ve KPI'ları ölçün

Hem ekip hem de bireysel düzeyde performans için net beklentileriniz olmalıdır. Bunlara dayanarak, temel performans göstergeleri (KPI'ler) oluşturun ve bunları takip edin. Bu verilerin takibi size iş akışının sonuçlarınızı nasıl etkilediğini gösterecektir.


Her ekip ve çalışan, nasıl değerlendirildiklerinin farkında olmalıdır.


5. Çıkmazlardan kaçınmak için öncelikleri ve kilometre taşlarını kullanın

Çıkmazlar üretkenliğin düşmanıdır. Bunu zaman çizelgesi ve bağımlılık planlamasıyla en aza indirebilirsiniz, ancak bu yeterli değildir. Ayrıca acil görevleri öncelikler ve kilometre taşlarıyla birlikte belirlemeniz gerekir.


6. İş akışlarını standartlaştırmak için özel şablonlar oluşturun

İş akışı tamamlandığında, bunu şablon olarak kaydettiğinizden emin olun. Bu, dilediğiniz zaman aynı iş akışı şemasını ileri bir zamanda yine kullanmanıza olanak tanır. Aynı şemayı kullanırsanız, yapıya alıştığınız için işi hızlı bir şekilde ilerleme kaydedebilirsiniz.



İş akışı verimliliği, iş verimliliği demektir

Yeni bir iş akışı oluşturmanın ilk adımı, süreci adımlara ve hareketli parçalara bölmektir. İkincisi, süreçlerinizi otomatikleştirmek ve iyileştirmek için bir iş akışı yazılımı bulmaktır.



monday.com platformunu şimdi deneyin, ilk iki hafta bizden!

5 görüntüleme0 yorum

Son Paylaşımlar

Hepsini Gör