Kanban hakkında bilmeniz gereken her şey

Herkes muhtemelen hayatında Kanban yönteminin bir varyasyonunu kullanmıştır. Okulda veya işte bir not defterinde "Yapılacaklar", "Devam Eden" ve "Tamamlananlar" listeleri oluşturmak veya yapışkan notlar kullanarak ödevlerinizi takip etmek; bunların hepsi aslında Kanban yönteminin basit versiyonlarıdır.


Kanban panosu, bir projedeki tüm görevleri iş akışındaki geçerli aşamalarına göre listelemek için sütunlar ve kartları kullanır. Dolayısıyla, yapılacaklar listeleriniz gibi, bir Kanban panosu görevleri "Yapılacaklar", "Devam Ediyor" ve "Tamamlandı" gibi başlıklar altında sınıflandırır. Fakat aynı zamanda çok daha fazlasını da yapar. Proje yöneticileri, Kanban metodunu kullanarak görevleri gerekli detaylarla birlikte ekleyebilir ve bunları zahmetsizce düzenleyip takip ederek proje yönetimlerini bir üst seviyeye taşıyabilir.


Bu yazıda, Kanban metodunun ne olduğunu, nasıl çalıştığını, hangi projeler için kullanılabileceğini ve monday.com'u kullanarak bir proje panosunun nasıl oluşturulacağını inceleyeceğiz.


Kanban metodu nedir?


Kanban metodolojisi, bir projeyi, yönetimi kolaylaştıran ve eyleme geçirilebilir parçalara ayırmak için sütun ve kartlardan oluşan bir panonun kullanıldığı görsel bir stratejidir.


Bu yöntem, 1940'larda Japonya'daki bir Toyota fabrikasında ortaya çıkmıştır. Envanter ve görevler hakkında gerçek zamanlı güncellemeler sağlamak için fabrika katlarındaki çalışanların kartları sütunlar arasında taşıdığı şirketin "Tam Zamanında (Just in Time)" üretim sürecini uygulamak için kullanılmıştır. O zamandan beri birçok sektörde benimsenmiş ve mevcut çalışma alanlarında popüler bir proje yönetimi metodolojisine dönüşmüştür.


Kanban metodu, uyarlanabilirliği nedeniyle popülerdir. Kişisel görevler ve ayrıca karmaşık, çok ekipli, uzun vadeli projeler için mükemmeldir. Temel amacı üretkenlikten kayıp yaşamadan işleyiş sürecini hızlandırmak ve kolaylaştırmaktır.


Kanban metodu nasıl çalışır?

Bu metotta kullanıcılar bir proje panosuyla başlar. Bu pano, bir projenin her aşamasını veya iş akışındaki bir süreci gösteren sütunlara sahip olacaktır. Kanban panonuz, aşağıdaki gibi "Üzerinde Çalışılıyor", "Tamamlandı" ve "Takılı Kaldı" olarak standart 3 liste/sütunla basit bir sürece sahip olabilir.


Ancak bu tek seçenek değil.


Farklı günler için farklı görevleriniz varsa, panonuzu haftanın günleri için 7 sütun olacak şekilde düzenleyebilirsiniz - ancak bu, geleneksel bir Kanban panosundan ziyade bir Scrum panosuna daha yakındır.


Doğru platform ile sütunlarınızı bir projenin talep ettiği herhangi bir varyasyona uyarlayabilirsiniz. İş akışını tanımlayabilir ve ihtiyaç duyduğunuz kadar çok sayıda sütun kullanabilirsiniz.


Şimdi kartlara bir göz atalım. Her kart bir görevi veya çalışma öğesini temsil eder. Kullandığınız yazılıma bağlı olarak, bir kart yalnızca başlığı ve son tarihi gösterebilir veya görevle ilgili tüm bilgileri tek bir yerde içerebilir.


monday.com gibi bir Çalışma İşletim Sisteminde görev kartınız, bir çalışanın açıklamalardan ve dosyalardan resimlere, kontrol listelerine ve yorumlara kadar görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duyabileceği her şeye sahiptir. Bir ekip üyesi bir görev üzerinde çalıştıktan ve bu görev incelenip onaylandıktan sonra, kart iş akışında bir sütundan diğerine ilerleyiş ve gereksinime göre hareket eder.


Bir örneğe bakalım. Bir içerik yazma iş akışında, "Yazı" sütununa "Makale A" adlı bir görev kartı eklenir ve bir yazara atanır. Yazar görevi tamamladığında, onu "Düzenleme" sütununa taşıyabilir ve ardından editörler bunu kontrol edip "Onaylandı" sütununa taşıyacaktır. "Makale A" onaylanmadan önce revizyon gerektiriyorsa, editör görev kartını "Yazı" sütununa geri taşıyabilir.


Bir Kanban panosunda, yeni öğeler veya görevler ilk sütuna eklenir ve ardından tamamlanana kadar süreç boyunca ilerleyerek sürekli bir iş akışı oluşturur.


İşlemi özelleştirmede herhangi bir sınır yoktur. Her kartın sütunlarda doğrusal olarak hareket etmesi gerekmez. Dolayısıyla, "Sütun C" den tamamlanmış görevlerin doğrudan "Tamamlandı" sütununa taşınmasını istiyorsanız, bu şekilde de ayarlayabilirsiniz.


Kanban'ın 4 temel ilkesi


Mevcut iş akışını görselleştirmek: Kanban metodu, yeni bir süreç için her şeyi elden geçirmek yerine mevcut iş akışlarına uyarlanabilir.


Kademeli değişiklikler yapmak: Ani ve kapsamlı değişiklikler şüphelere ve anlaşmazlıklara yol açabilir. Kanban, kullanıcıları devamlı ilerlemeye ve nihayetinde iş akışlarını geliştirecek küçük değişiklikler yapmaya teşvik eder.


Mevcut süreçlere ve sorumluluklara saygı göstermek: Scrum gibi diğer proje yönetimi yöntemlerinin aksine, yeni yöntemlere uyum sağlamak için mevcut süreçlerinizi ve rollerinizi baştan yapmanıza gerek yoktur. Kanban mevcut sürecinize saygı duyar ve proje ekibinin nerede değişiklik yapılması gerektiğine karar vermesine izin verir.


Şirket çapında liderliğe ilham vermek: Her ekip üyesi bir Kanban panosunda en azından bir görevden sorumludur. Bu bireysel sorumluluğu aşılar. Yöntemin "kademeli değişiklikler" felsefesi ekip üyelerine de uyarlanabilir ve onlara gelecekteki liderlere dönüşmek için küçük değişiklikler yapma konusunda ilham verebilir.


Kanban hangi projeler için kullanılabilir?